In knapp zwei Monaten ist es so weit: Ab dem 1. Januar 2027 müssen alle Unternehmen, die 2026 mehr als 800.000 Euro Umsatz erzielt haben, ihre Rechnungen an andere Unternehmen als E-Rechnung ausstellen. Die gewohnte PDF-Rechnung per E-Mail reicht dann nicht mehr aus. Ein Jahr später, ab dem 1. Januar 2028, gilt die Pflicht für alle übrigen Betriebe. Was bedeutet die E-Rechnung Pflicht 2027 aber konkret?
Viele Geschäftsführer haben das Thema bisher bei der Buchhaltung oder beim Steuerberater abgelegt. Das ist verständlich, denn rechtlich ist die E-Rechnung ein Steuerthema. In der Praxis entscheidet sich der Erfolg der Umstellung aber in der IT: in der Rechnungssoftware, im E-Mail-Postfach, im Archiv und an den Schnittstellen dazwischen.
Das Wichtigste zur E-Rechnung Pflicht 2027 in Kürze
- Stichtag: Ab 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen, ab 2028 alle anderen.
- PDF ist keine E-Rechnung: Gültig sind nur strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD.
- Kein reines Buchhaltungsthema: Rechnungssoftware, Postfach, Archiv und Backup müssen zusammenspielen.
- Archiv nicht vergessen: E-Rechnungen müssen über Jahre unverändert und auffindbar aufbewahrt werden.
- Jetzt handeln: Wer jetzt prüft und testet, startet ohne Chaos ins neue Jahr.
Was eine E-Rechnung ist und was nicht
Der Begriff führt oft in die Irre. Eine Rechnung, die als PDF per E-Mail verschickt wird, ist zwar elektronisch, aber keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Ein PDF ist im Grunde ein digitales Blatt Papier: Ein Mensch kann es lesen, eine Software muss die Daten aber erst mühsam herausfischen.
Eine echte E-Rechnung ist dagegen ein strukturierter Datensatz. Rechnungsnummer, Betrag, Steuersatz und Bankverbindung stehen an fest definierten Stellen, sodass die Software des Empfängers sie direkt verarbeiten kann. In Deutschland sind dafür vor allem zwei Formate verbreitet: die XRechnung, eine reine Datendatei, und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, das ein lesbares PDF mit den eingebetteten Daten kombiniert.
Für Sie heißt das: Es reicht nicht, die bisherige Rechnungsvorlage weiterzuverwenden. Die Software, mit der Sie Rechnungen schreiben, muss eines dieser Formate erzeugen können.
Wer wann von der E-Rechnung Pflicht 2027 betroffen ist
Die Einführung läuft in drei Stufen. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Ab dem 1. Januar 2027 kommt die Pflicht zum Ausstellen hinzu, zunächst für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Umsatz im Jahr 2026. Ab dem 1. Januar 2028 gilt sie für alle.
Betroffen sind Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland. Rechnungen an Privatkunden fallen nicht darunter, und Kleinunternehmer sind vom Ausstellen befreit, müssen E-Rechnungen aber trotzdem annehmen können.
Ein Punkt wird häufig übersehen: Auch wer selbst erst 2028 an der Reihe ist, bekommt ab Januar deutlich mehr E-Rechnungen von seinen größeren Lieferanten. Wie schnell sich das Format durchsetzt, zeigt ein Blick auf die Zahlen der DATEV: Allein im ersten Halbjahr 2026 liefen dort mehr als 51 Millionen E-Rechnungen durch die Systeme, nach rund 64 Millionen im gesamten Vorjahr. Der Eingang muss also in jedem Fall funktionieren.
Ob Ihr Unternehmen die Umsatzschwelle überschreitet und welche Sonderfälle gelten, klären Sie am besten mit Ihrer Steuerberatung. Dieser Beitrag ersetzt keine steuerliche Beratung!
Warum die E-Rechnung Pflicht 2027 ein IT-Thema ist
Auf dem Papier klingt die Umstellung einfach: neues Format, fertig. In unserer täglichen Arbeit mit Kunden sehen wir aber, dass die eigentlichen Stolpersteine an ganz anderen Stellen liegen. Vier Bereiche sollten Sie sich genauer ansehen.
Die Rechnungssoftware
Warenwirtschaft, ERP-System oder Buchhaltungsprogramm müssen XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen können. Bei aktueller Software ist das oft nur ein Update oder ein Zusatzmodul. Bei älteren Versionen, die seit Jahren nicht mehr aktualisiert wurden, kann es dagegen bedeuten, dass ein Wechsel ansteht. Das sollten Sie nicht erst im Dezember herausfinden.
Das E-Mail-Postfach
Die meisten E-Rechnungen kommen weiterhin per E-Mail. Damit wird das Rechnungspostfach zu einem geschäftskritischen System. Landet eine E-Rechnung im Spamfilter oder bleibt sie in einem persönlichen Postfach hängen, fällt das im Zweifel erst bei der Mahnung auf.
Sinnvoll ist ein zentrales Postfach für Rechnungen, auf das mehrere Personen Zugriff haben. Teilen Sie diese Adresse Ihren Lieferanten aktiv mit. Und prüfen Sie, ob Ihr Mailserver noch Sicherheitsupdates erhält. Wer noch einen Exchange Server 2016 oder 2019 betreibt, sollte das Thema ohnehin angehen. Mehr dazu lesen Sie in unserem Beitrag zur Exchange Alternative.
Archivierung
E-Rechnungen müssen über viele Jahre im Originalformat, unverändert und jederzeit auffindbar aufbewahrt werden. Ein Ordner auf dem Fileserver, in den jemand die Anhänge zieht, erfüllt diese Anforderungen meist nicht. Gebraucht wird ein revisionssicheres Archiv oder ein Dokumentenmanagementsystem, das Änderungen protokolliert.
Backup und Ausfallsicherheit
Wenn Rechnungen nur noch digital existieren, ist ein Datenverlust nicht mehr nur ärgerlich, sondern ein steuerliches Problem. Das Archiv gehört deshalb in die Backup-Strategie, inklusive regelmäßiger Wiederherstellungstests. Wie ein belastbares Backup aussieht, beschreiben wir in unserem Beitrag zur Datensicherung im Unternehmen.
Ihr Fahrplan für die letzten Wochen vier der E-Rechnung Pflicht 2027
Zwei Monate sind knapp, aber machbar, wenn Sie die Schritte in der richtigen Reihenfolge angehen.
- Betroffenheit klären: Lag Ihr Umsatz 2026 über 800.000 Euro? Klären Sie das mit Ihrer Steuerberatung, denn davon hängt Ihr Stichtag ab.
- Software prüfen: Fragen Sie den Hersteller Ihrer Rechnungssoftware, ob und ab welcher Version XRechnung oder ZUGFeRD unterstützt wird. Planen Sie das Update fest ein.
- Eingang organisieren: Richten Sie ein zentrales Rechnungspostfach ein und informieren Sie Ihre Lieferanten.
- Archiv festlegen: Entscheiden Sie, wo E-Rechnungen revisionssicher abgelegt werden, und beziehen Sie das Archiv in Ihr Backup ein.
- Testen: Schicken Sie Testrechnungen an einen Geschäftspartner und lassen Sie sich welche schicken. Erst der Praxistest zeigt, ob alles zusammenspielt.
- Team schulen: Wer Rechnungen erstellt oder prüft, muss wissen, woran man eine gültige E-Rechnung erkennt.
Der letzte Punkt ist wichtiger, als er klingt. Auch als Empfänger sollten Sie sich nicht blind darauf verlassen, dass Ihr Lieferant bereits die richtige Form gewählt hat!
Fazit: Die Frist ist steuerlich, die Arbeit technisch
Die E-Rechnung ist kein Projekt, das man nebenbei erledigt, aber auch kein Grund zur Panik. Wer jetzt Software, Postfach, Archiv und Backup prüft, hat bis zum Jahreswechsel eine funktionierende Lösung. Wer wartet, riskiert im Januar liegengebliebene Rechnungen und Rückfragen von Kunden.
Sie möchten wissen, ob Ihre IT bereit ist? Wir prüfen gemeinsam mit Ihnen, wo E-Rechnungen ankommen, wie sie weiterverarbeitet werden und ob Ihr Archiv sicher ist. Vereinbaren Sie einfach einen kostenfreien Beratungstermin!
