Ein IT-Mitarbeiter kündigt, die nächste Stelle kostet mehr als die letzte. Oder die IT läuft zwar, aber niemand durchblickt mehr die genauen Strukturen. Oder das Unternehmen wächst schneller als die interne IT-Kapazität. Dann kommt der Gedanke: Vielleicht sollten wir die IT auslagern…?
Was folgt, ist meistens kein strukturierter Entscheidungsprozess, sondern eine Mischung aus Bauchgefühl, Bedenken und dem Versuch, Angebote zu vergleichen, die sich kaum vergleichen lassen. Dabei ist die Frage, ob IT-Outsourcing sinnvoll ist, keine besonders schwierige, wenn man sie richtig angeht.
Dieser Artikel macht die Rechnung konkret. Kein Plädoyer für externe IT. Keine Werbung für interne Lösungen. Sondern eine ehrliche Betrachtung der Kosten und Faktoren, die in der Praxis den Ausschlag geben.
IT auslagern? Was die Frage so schwer macht
Das Problem liegt nicht in der Entscheidung selbst, sondern in der Vergleichsbasis. Wer intern eine IT-Stelle besetzt, sieht auf der Gehaltsabrechnung eine Zahl. Was ein externer Dienstleister leistet und kostet, steht in einem Angebot, das auf den ersten Blick oft teurer wirkt.
Doch der Vergleich hinkt, weil er nur einen Teil der tatsächlichen Kosten erfasst. Gehalt ist nämlich nicht gleich Vollkosten, und Verfügbarkeit entspricht nicht gleich Leistung. Das ist der Ausgangspunkt für die meisten Fehlentscheidungen in diesem Bereich – in beide Richtungen.
Was ein interner IT-Mitarbeiter wirklich kostet
Ein Mitarbeiter mit einem Bruttogehalt von 55.000 Euro im Jahr ist nicht für 55.000 Euro zu haben. Wer IT auslagern möchte und diesen Betrag als Benchmark verwendet, rechnet falsch.
| Kostenposition | Jahresbetrag (Beispiel) |
|---|---|
| Bruttogehalt | 55.000 € |
| Arbeitgeberanteile Sozialversicherung (ca. 21 %) | 11.550 € |
| Urlaubsvertretung / Krankheitsausfall (ca. 5 %) | 2.750 € |
| Weiterbildung und Zertifizierungen | 2.000 – 4.000 € |
| Werkzeuge, Lizenzen, Arbeitsplatz | 1.500 – 3.000 € |
| Recruiting bei Nachbesetzung (ca. 1 Jahresgehalt) | anteilig ~5.500 € |
| Vollkosten gesamt (Schätzung) | ~78.000 – 82.000 € |
Das entspricht einem effektiven Stundensatz von etwa 40 bis 45 Euro (ohne Overhead, ohne Spezialisierung, ohne Redundanz).
Und das ist nur der finanzielle Teil. Ein einzelner IT-Mitarbeiter hat Urlaubstage, wird krank und hat Feierabend. Bei kritischen Vorfällen außerhalb der Geschäftszeiten ist er nicht erreichbar, jedenfalls nicht im Rahmen seiner regulären Anstellung. Wer das erwartet, zahlt entweder mehr oder ist regelmäßig enttäuscht.
Was externe IT-Betreuung tatsächlich leistet
Wer IT auslagert, kauft keine IT-Stelle, sondern Kapazität, Verfügbarkeit und Spezialisierung – also ein völlig anderes Produkt. Der Vergleich ist deshalb weniger ein Kostenvergleich als ein Leistungsvergleich.
Was ein professionell aufgestellter Managed-Service-Anbieter typischerweise einbringt:
- Breite statt Tiefe: Kein einzelner Mitarbeiter ist in allen Bereichen gleich gut. Externe Anbieter haben Spezialisten für Netzwerk, Security, Cloud, Backup und Arbeitsplätze und setzen je nach Bedarf den richtigen Ansprechpartner ein.
- Reaktionszeiten mit Vertrag: Kein Nachfragen, ob jemand gerade Zeit hat. Reaktionszeiten sind vertraglich definiert, nicht vom Tagesgeschäft des Mitarbeiters abhängig.
- Monitoring ohne Aufpreis: 24/7-Überwachung der Infrastruktur ist kein Extra, sondern Teil des laufenden Betriebs. Auffälligkeiten werden erkannt, bevor sie zu Ausfällen werden.
- Planbare Kosten: Monatliche Pauschale statt unvorhersehbarer Personalkosten, Krankheitsausfälle oder teurer Notfall-Einsätze.
- Kontinuität: Kein Wissensverlust durch Kündigung. Kein Wissensmonopol bei einer Person. Kein Einarbeitungsaufwand beim Nachfolger.
Was externe IT-Betreuung nicht löst: den Wunsch nach einem internen Ansprechpartner, der das Unternehmen in- und auswendig kennt. Dieser Aspekt ist real, aber er lässt sich durch klare Übergabestrukturen, dokumentierte Systeme und eine gute Transition-in-Phase erheblich abmildern.
Die Vollkostenrechnung: Ein konkretes Beispiel
Ein mittelständisches Unternehmen mit 60 Mitarbeitenden, einem lokalen Server, Microsoft 365 und einer gewachsenen Infrastruktur. Zwei Szenarien sollen im Folgenden eine Kostenrechnung aufzeigen:
Szenario A: Interner IT-Mitarbeiter (Vollzeit)
Vollkosten: ca. 80.000 € pro Jahr
Abdeckung: Helpdesk, Arbeitsplätze, laufender Betrieb
Nicht abgedeckt: Spezialprojekte, Urlaub oder Krankheit, Security-Monitoring, Nacht-/Wochenendvorfälle
Risiko: Kündigung = Wissensverlust, Neubesetzung = 3 bis 6 Monate Vakanz
Szenario B Managed Services (Flatrate, externer Anbieter, IT auslagern)
Kosten: ca. 5.000 € pro Monat bei 50 Mitarbeitenden
Abdeckung: Helpdesk, Arbeitsplätze, Infrastruktur, Backup-Monitoring, Security, Patch-Management, 24/7-Monitoring
Nicht abgedeckt: Bedarf an täglicher Vor-Ort-Präsenz für produktionsseitige IT
Risiko: Anbieterabhängigkeit, Qualität hängt von Vertrag und Umsetzung ab
Rein rechnerisch ist externes IT-Outsourcing im Mittelstand häufig günstiger und liefert dabei mehr Abdeckung. Die Differenz vergrößert sich, sobald Nachbesetzungskosten, Sicherheitsvorfälle und Ausfallzeiten in die Berechnung einbezogen werden.
Auch Hybridmodelle sind in der Praxis häufig sinnvoll: interne IT für das Tagesgeschäft und den Kundenkontakt, externer Anbieter für Infrastruktur, Security und Monitoring. Das ist kein Kompromiss, sondern oft die leistungsstärkste Kombination.
IT auslagern? Was die Entscheidung wirklich bestimmt
Die Rechnung allein entscheidet nicht, stattdessen sind es in der Praxis häufig drei Faktoren, die den Ausschlag geben:
- Verantwortung. Wer trägt sie, wenn etwas schiefläuft? Intern bedeutet das: ein Mitarbeiter mit begrenzten Kapazitäten, dessen Wissen an seiner Person hängt. Extern bedeutet das: ein Vertrag mit definierten Leistungen, Reaktionszeiten und einer Organisation dahinter.
- Transparenz. Ist bekannt, was die eigene IT kostet – vollständig, inklusive Ausfallzeiten, Sicherheitsvorfällen und indirekter Aufwände? Wer das nicht weiß, vergleicht Äpfel mit Birnen.
- Entwicklung. Wie verändert sich das Unternehmen in den nächsten drei bis fünf Jahren? Wachstum, neue Standorte, hybrides Arbeiten, steigende Compliance-Anforderungen: All das verändert den Bedarf. Externe IT skaliert, während interne IT-Stellen das nicht automatisch tun.
IT auslagern: Was vor der Entscheidung geklärt sein sollte
Wer ernsthaft überlegt, IT auszulagern (ganz oder teilweise) sollte diese Fragen beantworten können, bevor ein erstes Angebot eingeholt wird:
- Welche Leistungen deckt die aktuelle IT-Betreuung tatsächlich ab?
- Welche Bereiche sind nicht oder unzureichend abgedeckt?
- Was hat ein Sicherheitsvorfall oder ein IT-Ausfall das Unternehmen in den letzten zwei Jahren gekostet, direkt und indirekt?
- Wie hoch ist das tatsächliche Risiko durch Wissensmonopole oder fehlende Dokumentation?
- Was kostet die aktuelle IT-Betreuung vollständig, inklusive aller Nebenkosten?
Die Antworten auf diese Fragen machen das Gespräch mit einem externen Anbieter konkret. Au0erdem verhindern sie, dass eine Entscheidung auf Basis eines Bauchgefühls getroffen wird, welches sich im Nachhinein als teuer erweist.
IT auslagern bedeutet nicht, Kontrolle abzugeben. Es bedeutet, Verantwortung strukturiert zu verteilen: Mit einem Partner, der liefert, was vertraglich vereinbart ist. Ob das die richtige Lösung ist, hängt vom Unternehmen ab. Aber die Entscheidung sollte auf Zahlen beruhen, nicht auf Annahmen.
