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REDDOXX E-Mail Archivierung

REDDOXX E-Mail ArchivierungWir sind besonders vorsichtig, wenn es um kritische Applikationen wie E-Mail geht. Umso wichtiger ist uns die Auswahl von strategischen Partnern, die unsere Ansichten von Datensicherheit und Compliance teilen. Damit möchten wir sicherstellen, dass sich alle Stationen im E-Mailfluss exakt nachvollziehen lassen und sicher und stabil funktionieren. Dass der Hersteller in Deutschland ansässig ist, die Software entwickelt, Mitarbeiter und Partner schult, stellt schon fast ein Alleinstellungsmerkmal dar. Qualität Made in Germany ist also nicht nur ein Werbespruch, sondern das Konzept von REDDOXX.

Vorteile der Archivierungs-Lösung von REDDOXX

Gesetzeskonforme Komplettlösung für E-Mail Archivierung

Die Archivierungslösung von REDDOXX erfüllt die gesetzlichen Anforderungen für für E-Mailarchivierung nach den gängigen Gesetzen (DSGVO, GoBD). Das Ziel zur Erfüllung der juristischen Anforderung ist das revisionssichere Aufbewahren von E-Mails. REDDOXX erfüllt diese Anforderung nicht nur rein formal. Mit dem Archiv erlangt der Nutzer ein zusätzliches Vertrauen in seine Mailstruktur.

Rückwirkend einsetzbar

Wann immer wir ein E-Mail-Archiv in Betrieb nehmen, ist die Übernahme des Bestandes eine große Herausforderung. Viele Wettbewerbsprodukte sind mühelos in der Lage, ab dem Zeitpunkt der Installation Daten in das Archiv einzusammeln. Nur sehr wenige können ab Inbetriebnahme auch die E-Mails in das neue Archiv verschieben, die vorher bereits vorhanden waren – darunter auch REDDOXX.

Damit wird der Wechsel von einer Drittanbieter-Archivierung wie GFI Mail Archiver von GFI Software oder von Metalogix Archive Manager Exchange Edition leicht und einfach möglich. Hier bietet sich ein ordentliches Einsparpotential an.

Skalierbarkeit

Das REDDOXX Mailarchiv funktioniert für wenige E-Mail Postfächer ebenso wie für große Exchange-Server Umgebungen. Durch die Aufbewahrungsrichtlinien lassen sich besonders intensiv genutzte Benutzerkonten (Heavy User) anders behandeln. So können beispielsweise E-Mails mit besonders großen Anhängen auf unterschiedlichen Speichern ausgelagert werden.

Unabhängig der technologischen Lösung

Eine Mailserverstruktur wird nicht einmal vorausgesetzt. Das Mailarchiv unterstützt die Anbindung auch von IMAP-Konten wie Google Mail oder auch Cloud-Dienste wie Microsoft Office 365.

Sobald eine Microsoft Exchange-Serverumgebung vorhanden ist, spielt REDDOXX weitere Stärken aus: Die Rechteverwaltung übernimmt die Verwaltungskonsole automatisch aus dem vorherrschenden Active Directory – eine enorme Erleichterung bei der Einrichtung oder dem Wechsel auf die Archivierungslösung.

Rechtlicher Hintergrund zur Archivierung von E-Mails

E-Mail Archivierung ist gesetzliche Pflicht, das das nicht erste seit Inkrafttreten der DSGVO. Bereits seit Januar 2015 greifen die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz GoBD), die in ihrer Konsequenz die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen (somit E-Mails) verlangt. (Diese Anmerkung stellt keine Rechtsberatung dar.)

 

Ihre Möglichkeiten mit REDDOXX: Kauf oder Hosting

REDDOXX Hosting PartnerWir haben uns entschieden, mit REDDOXX eine strategische Partnerschaft einzugehen. Deshalb haben wir die Qualifikation erworben, die E-Mail-Archivierung nicht nur im gewöhnlichen Umfeld zu vertreiben, sondern auch selbständig in unserer Private Cloud anzubieten. Damit gehören wir zu den wenigen, vom Hersteller empfohlenen Partnerunternehmen, die die REDDOXX-Lösung umfangreich in der Cloud bereitstellen. Für die Kunden im Rahmen unserer Managed Services betreuen wir die Archiv-Lösung zudem proaktiv.

Sie haben somit die Möglichkeit, REDDOXX Produkte von uns käuflich zu erwerben oder alternativ die „E-Mail Archive as a Service“ von uns betreiben zu lassen.

Unser Systemhaus führt den VEEAM Silver Partner Status. Die Backup-Lösungen des Experten für Datensicherung VEEAM gehören schon lange zu unserem Portfolio. Das wissen die meisten unserer IT-Service Kunden. Bereits seit 2013 setzen wir die Produkte von VEEAM gerne in rein virtuellen Serverlandschaften ein. Sowohl VMware vSphere-Umgebungen als auch Microsoft Hyper-V Server lassen sich mit VEEAM effizient und schnell sichern und bei Bedarf wiederherstellen.

Wir sind VEEAM Silver Partner – Ihre Vorteile

Die Zertifizierung als VEEAM Silver Partner war uns ein wichtiges Anliegen. Als VEEAM Silver Partner erhalten wir noch bessere Einkaufskonditionen. Diese geben wir gerne bei Projekten an unsere Kunden weiter. Damit wird VEEAM für Sie deutlich günstiger.

Mit VEEAM einzelne Elemente schnell wiederherstellen

Der VEEAM Explorer für Microsoft Exchange, bereitgestellt vom VEEAM Silver Partner

Was VEEAM vielleicht anderen Herstellern von Backup-Software im Voraus hat, ist die Einfachheit und die Geschwindigkeit der Lösung. Die aktuelle Version von VEEAM Backup & Replication stellt mit wenigen Klicks beispielsweise einzelne E-Mails aus Microsoft Exchange Datenbanken wieder her. Das Bild zeigt hier das Postfach eines Exchange-Benutzers. Hier können einzelne E-Mails aus seinem Posteingang wiederhergestellt werden können.

Dabei ist man nicht einmal auf den Backup-Administrator angewiesen. Mit der Enterprise Plus Edition können Exchange-Benutzer sogar selbständig ihre eigenen Objekte wiederherstellen. Dabei belangen sie nicht einmal den Helpdesk.

Informieren Sie sich über Ihre Möglichkeiten

Reduzieren Sie das Ausfallrisiko bei Systemabstürzen oder Datenverlusten. Mit uns als zertifiziertem VEEAM Silver Partner erhalten Sie:

  • eine auf Ihr Geschäftsfeld angepasste Risikoanalyse
  • eine maßgeschneiderte Umsetzung
  • die korrekte Lizenzierung
  • dauerhafte Unterstützung im Umgang mit VEEAM
  • eine schnelle Einsatzbereitschaft im Ernstfall

Fragen Sie Ihr Projekt bei  Ihrem VEEAM Silver Partner an

Wir verfügen über jahrelange Erfahrung mit den VEEAM Produkten. Gerne beraten wir Sie bezüglich Ihres Backup-Konzeptes. Je nach vorhandenen Serverstrukturen und Ihren verwendeten Storage-Technologien unterstützen wir Sie bis hin zur Überwachung des produktiven Betriebes.

Wir freuen uns auf Ihre Anfrage rund um das Thema Backup mit VEEAM.

Acronis kennen viele Endanwender als Hersteller der erschwinglichen Backup-Software für Windows PCs: True Image Home. Sie wurde vor einigen Jahren oft als Zusatz beim Erwerb von Computern und sogar hochwertigen USB-Festplatten teilweise kostenlos verteilt. Das Boxed Product steht auch heute in den Regalen der Elektro-Großmärkte wie Saturn und Media Markt. Mit Acronis Backup und Acronis Backup Advanced stehen Profisysteme für Backupszenarien aller Größenordnungen zur Verfügung.

Acronis ist mit ca. 700 Mitarbeitern ein verhältnismäßig kleines Unternehmen. Acronis bietet über True Image Home hinaus professionelle Backup-Software für mittelständische Unternehmen an. Wirft man einen Blick auf das Portfolio an Backup-Software von Acronis, so fällt recht schnell die Vielfalt an Lösungsansätzen auf. Sehr konkret geht Acronis auf die Bedürfnisse vieler Unternehmen ein. Einige dieser Szenarien möchten wir hier kurz vorstellen.

Backup für Unternehmen: „Acronis Backup“ und „Acronis Backup Advanced“

Umfangreiches Backup-System mit geringen Voraussetzungen

Die Bedienung von Acronis Backup 12 und Acronis Backup Advanced geschieht in der aktuellen Version 12 in jedem Fall über eine Weboberfläche. Diese wird wahlweise in der Acronis-Cloud im öffentlichen Internet oder über einen eigenen (virtuellen) Server im Netzwerk bereitgestellt. Bei der Bereitstellung eines eigenen Servers kann man als Plattform zwischen Windows Server und Linux wählen. Linux eignet sich in unseren Fällen besser, da es Ressourcen schont und kostenfrei zur Verfügung steht.

Hostbasierte und agentenbasierte Backups

Acronis sichert im virtuellen Umfeld ganze Betriebssysteme, ohne dass im Betriebssystem eine Komponente (Agent) installiert sein muss.

Sobald jedoch datenbankbasierte Applikationen auf dem zu sichernden System vorhanden sind, empfiehlt sich die Installation von einem oder mehreren Acronis Agents, die die jeweilige Applikation konsistent sichern. Denn ein Backup vom Betriebssystem allein ist nicht immer ausreichend, wenn es um die vollständige oder auch die teilweise Wiederherstellung von Datenbanken geht. Acronis bietet eine breite Palette an Backup-Agenten an. Einige davon sind:

  • Backup für Exchange-Server
  • Backup für Microsoft SQL Server
  • Backup für Active Directory
  • Backup für File Services

Fehlerquellen

Hier lauert eine Gefahr, die erst bei einer Testwiederherstellung oder im Notfall erkannt werden kann:

Ist auf einem zu sichernden System eine Applikation installiert, die einen eigenen Datenbankdienst enthält, der nicht mittels Acronis Agent gesichert wird, besteht die Gefahr einer nicht-konsistenten Sicherung. Im Ernstfall ließe sich zwar das Betriebssystem, nicht aber die darin laufende Datenbank wiederherstellen. Hier droht unter Umständen ein Datenverlust.

Versierte Administratoren wissen, dass solche Datenbanken vor dem Lauf des eigentlichen Backups innerhalb des Betriebssystems gesichert und auf eine Festplatte geschrieben werden sollen. Das nachlaufende Backup übernimmt die Sicherungsdatei, und die Datensicherung ist perfekt.

Acronis Backup und Acronis Backup Advanced

Als Backupziele bietet die Datensicheurngssoftware jede der üblichen Speichermedien an, die per Netzwerk adressierbar sind. Die Advanced-Version enthält darüber hinaus die Schnittstelle zu lokalen Bandlaufwerken und Loadern.

Acronis Backup Advanced bringt eine virtuelle Appliance mit. Das ist eine fertig konfigurierte virtuelle Maschine, die die Backupkomponenten von Acronis enthält. Je eine wird auf den zu sichernden VMware oder HyperV-Hosts bereitgestellt. Der Management-Server (im Netzwerk oder in der Acronis-Cloud) instruiert die Appliance. Diese führt dann mit den Ressourcen des Hostsystems die Datensicherung bzw. Wiederherstellung durch.

Datensicherung und Archivierung auf LTO-Bänder

Die Verwendung von Tapes und Tapeloadern bleibt der Acronis Advanced-Version vorbehalten, die in der heute aktuellen Version 11.7 nativ unter Windows Server läuft.

Die Integration von Bändern in den Backup- und Archivierungsprozess beherrscht Acronis wirklich gut. Anders als beim Wettbewerber VEEAM lassen sich Backups direkt auf Band erstellen (Disk-to-Tape), ohne diese zuvor erst auf einem Festplattenspeicher vorzuhalten (Disk-to-Disk-to-Tape). Das spart vor allem Zeit bei der Erstellung großer Backupjobs auf Band.

Bei der Auswahl geeigneter Bandlaufwerke unterstützt Acronis Advanced alle Tapeloader und Libraries, die von Windows Server erkannt werden. Acronis unterstützt auch Datensicherungen über mehrere Bänder hinweg. Damit sind Jobs auf Tape möglich, dessen Platzbedarf den Speicher eines einzelnen Bandes übersteigt.

Arbeitsplatz-PCs zentral sichern

In der Acronis Management Console bzw. in dem Acronis Managment Service lassen sich nicht nur VMware Hosts, HyperV Hosts und deren virtuelle Maschinen sichern. Mit vorhandenen Workstation-Lizenzen eignet sich Acronis Backup zudem zur zentralen Sicherung von Windows PCs auf einen zentralen Backup-Speicher.

Für schmales Geld gelangt man so an eine schlanke Lösung für das Thema Endpoint Backup. Einige unserer Kunden verwenden Acronis Backup bereits deshalb.

Virtualisieren von Servern (physical to virtual – P2V)

Mit jeder Version von Acronis Backup wird ein Sicherheitsmedium mitgeliefert. Diesen Datenträger kann man als Image, physische DVD oder als USB-Stick bereitstellen. Startet man damit einen PC oder Server, so lassen sich Datensicherungen und auch Wiederherstellungen auf physische Hardware durchführen (Bare Metal Backup bzw. Bare Metal Restore).

Eine auf diese Art erstellte Datensicherung ist von sehr hoher Qualität, da das zu sichernde Beitriebssystem nicht berührt wird. Die Festplatten werden im „kalten Zustand“ ausgelesen. Diese Datensicherung lässt sich nach erfolgtem Backup auf dieselbe Hardware, auf abweichende (Ersatz-)Hardware oder eben im virtuellen Umfeld wiederherstellen.

Diese Werkzeuge bieten sich vor allem an, wenn man kritische (besonders alte oder technisch inkompatible) Server sichern und in VMware-Virtualisierungen /HyperV-Virtualisierungen überführen möchte.

Fazit

Acronis gehört für COMPOSE it-systemhaus seit vielen Jahren zum Standardrepertoire, was Datensicherung und Wiederherstellung angeht. Vor allem die günstigen Anschaffungspreise und die hohe Akzeptanz in nicht-virtuellen Umgebungen machen Acronis für viele unserer Kunden attraktiv.

Acronis sollte jedoch nicht uneingeschränkt empfohlen werden. Die immer auf Host-ebene durchgeführten Backups benötigen gemessen an Wettbewerbsprodukten (z.B. VEEAM Backup & Recovery) verhältnismäßig viel Zeit.

Die Wiederherstellung von Acronis-Backups funktioniert zuverlässig, sollte jedoch bei Änderungen im Backup-Plan regelmäßig überprüft werden.

Acronis Backup - Acronis Partner
COMPOSE it-systemhaus ist seit 2004 zertifizierter Acronis Partner.

Gerne beraten wir Sie herstellerübergreifend bei Ihrer Backup-Strategie.

Notfall auf dem Exchange Server – Exchange Server wiederherstellen

Wie kommt es zum Totalausfall eines Exchange Servers, so dass man einen Exchange Server wiederherstellen muss?
Zu den Ursachen:

Überalterte Server-Hardware

Gerade in kleinen Unternehmen wir oft das Alter der Server-Hardware völlig außer Acht gelassen. Wir sehen bei Neukunden teilweise völlig überalterte Server, die seit vielen Jahren integrale Dienste des Unternehmens abbilden, darunter den Microsoft Exchange Server. Meistens versagen die Bauteile zuerst, die unter einer dauerhaften, mechanischen Belastung stehen. Dazu gehören alle Festplatten, aber auch die Prozessor- und Gehäuselüfter sowie die Netzteile.

Server Festplatten

Die Diagnoselampen der Festplatten dieses Servers leuchten grün. Sollten sie rot oder orange leuchten, wären sie defekt – ein wichtiger Hinweis!

Der Ausfall dieser Komponenten kommt einem Infarkt gleich – Der Server versagt und alle Aufgaben, die er übernommen hat, stehen still.

Systemausfall durch falsche Wartung

Zarghafte Admins entschuldigen sich mit dem bekannten Satz „Never Change A Running System“ und vermeiden es, den Exchange Server auf dem jüngsten Stand zu halten. Fehlende Sicherheitspatches und vorgeschriebene Servicepacks machen das System angreifbar.

Ein gewartetes Netzwerk sollte deshalb über eine Patch Management Software verfügen, mit dessen Hilfe die Administratoren solche sicherheitsrelevanten Aktualisieren weitgehend automatisieren können.

Das fehlende Sicherheitskonzept für Exchange Server

Wenn ein Datensicherungskonzept vorhanden ist, kann der Exchange Server auch bei einem Totalausfall schnell wiederhergestellt werden. Die Wiederherstellung des Servers lässt sich dann auch auf eine neuere Serverhardware oder eine Virtuelle Maschine ohne großen Zeitausfall bewerkstelligen.

Fehlt allerdings eine verlässliche und aktuelle Datensicherung, ist das Fachwissen und die Erfahrung der Administratoren gefordert. Der Wiederherstellungsprozess eines havarierten Exchange Servers kann Stunden, gegebenenfalls sogar Tage beanspruchen. Je nach Schaden am alten Server ist eine Wiederherstellung in seltenen Fällen auch nicht erfolgreich.

Eine defekte Festplatte eines Exchange Servers

Ansätze zum Wiederherstellen eines Exchange Servers

So komplex ein Microsoft Exchange Server auch ist, zur Wiederherstellung eines Exchange Servers braucht es nicht viel. In einigen Fällen lohnt sich die Instandsetzung des Systems, wenn die Hardware physisch noch zu reparieren ist. Meistens ist es jedoch günstiger und auch technisch sinnvoll, die Datenbanken des havarierten Exchange-Servers in einer neuen Installation von Exchange bereitzustellen.

Folgende Ansätze können hierbei verfolgt werden:

Systemreparatur des Exchange Servers

Häufig ist es uns durch eine gezielte Fehleranalyse und Fehlerbeseitigung möglich, eine komplette Systemwiederherstellung abzuwenden. Dazu müssen sowohl das Administrator-Passwort des Servers sowie das Domänenadministrator-Passwort bekannt sein. Die Hardware des Servers sollte sich in einem durchschnittlich guten Zustand befinden, damit die Wiederherstellung erfolgreich verläuft.

Exchange Server wiederherstellen mithilfe von Virtualisierung

Selbst, wenn der Server aufgrund von physischen Defekten wie Mainboard-Schäden oder Netzteildefekten nicht mehr startet, kann eine Rettung Erfolg haben. Je nach Zustand der Festplatten und des Festplattencontrollers lässt sich der ganze Server in eine Virtuelle Maschine konvertieren. Diese Virtuelle Maschine kann nach erfolgreicher Konvertierung gestartet und wieder in Betrieb genommen werden.

Die Exchange Datenbank neu einbinden

Nicht viele Exchange-Administratoren wissen, dass eine Wiederherstellung von Exchange unter Umständen mit bereits einer einzigen Datei des havarierten Systems möglich ist. Die Exchange-Datenbank kann auch von einem nicht mehr lauffähigen Exchange Server relativ einfach kopiert und auf einem neu installierten Exchange Server wieder in Betrieb genommen werden. Dabei müssen die Festplatten des havarierten Servers noch zugänglich sein, so dass man die Datenbank kopieren kann.

Exchange Server wiederherstellen mit Kroll OntrackMithilfe der Spezialsoftware von Kroll Ontrack kann ein erfahrener Exchange-Administrator die alte Datenbank sogar in einen neu installierten, fehlerfrei laufenden Exchange-Server einbinden, der sich in einer anderen Domäne befindet. Dabei sind sogar Wiederherstellungen einzelner Postfächer möglich. Diese müssen nicht einmal komplett wiederhergestellt werden: Mit Kroll können auch einzelne Elemente wie E-mails, Notizen oder Termine wiederhergestellt werden.

Exchange Server wiederherstellen – Routine für COMPOSE IT.

Wir beschäftigen uns bereits seit dem Jahr 2001 mit Microsoft Exchange Servern. Damit sind wir mir den Versionen Exchange 2003, Exchange 2007 , Exchange 2010, Exchange 2013 und Exchange 2016 bestens vertraut. Sollten Sie eine Systemwiederstellung benötigen, kontaktieren Sie uns. Gerne helfen wir auch kurzfristig per Fernwartung und vor Ort.

Kontaktieren Sie unsere Exchange-Administratoren unter (06652) 7474-40.

Quellenangaben und Bildrechte